현대 작업 관리를 위한 엔터프라이즈 플랫폼인 스마트시트가 오늘 그 첫 번째 연례 보고서인 작업 관리의 미래 보고서(Future of Work Management Report)를 발표했다.

이 업체는 수천 명의 호주 직원을 대상으로 직장에서의 프로젝트 및 프로세스 관리에 대한 설문 조사를 실시했다. 보고서에 따르면 호주인 5명 중 4명 이상(83%)이 회사 프로젝트가 때때로, 자주, 또는 항상 공식적인 프로젝트 관리 직함이나 역할이 없는 사람들에 의해 관리되고 있다고 밝혔으며, 이러한 상황은 틈새를 보충하기 위해 나서는 ‘시민 프로젝트 관리자’를 배출하고 있다.

Smartsheet의 설문조사에 따르면 호주 업체들은 거시경제적이 압박 하에 점차 다시 개방되고 있는 세상에서 업계와 관계없이 자원 침체를 겪고 있으며 이로 인해 인력, 지원 또는 적절한 교육이나 경험을 갖춘 직원들이 부족한 상태로 운영되고 있음이 밝혀졌다. 약 5명 중 1명(18%)의 호주 응답자는 자신의 직책이나 직무 범위에 포함되지 않음에도 불구하고 프로젝트를 관리하고 있다. 작업을 진행하는 이러한 ‘시민 프로젝트 관리자’인 응답자의 50%는 자신이 관리했던 첫 번째 프로젝트에 대해 최소한 어느 정도 준비가 되어 있지 않았으며 17%는 대부분 또는 완전히 준비되지 않았었다고 주장한다. 또한 거의 모든(90%) 응답자가 부적절하게 관리되는 프로젝트 팀과 협업 시 더 많은 시간을 작업해야 하고, 작업을 중복하고, 기한을 지키지 않는 등의 부정적인 결과를 보거나 경험했다.

Smartsheet의 아시아 태평양 담당 부사장인 Nigel Mendonca는 “호주의 인재 부족은 더 많은 직원이 교육을 받지 않았거나 자격이 없는 추가 업무를 맡을 것으로 예상된다는 것을 의미한다. 업무로 인한 과로와 열악한 비즈니스 결과를 받아들이는 대신 리더는 프로젝트 및 프로세스 관리를 혁신적으로 생각함으로써 업무 수행 방식을 개선할 고유한 기회를 가지게 됐다”라고 말했다.

보고서 결과에 의하면 비록 현재 자원 침체를 겪고 있는 중이지만, 조직이 자원 혁명을 향해 나아갈 수 있는 기회가 있음을 밝혔다. 이를 위해 리더는 마감일을 기준으로 성공을 측정한다는 관념에서 벗어나 직원과 올바른 기술 구현에 집중해야 한다. 보고서에 의하면 이러한 변화를 만들기 위한 세 가지 주요 사항은 다음과 같다.

· 지원은 소중하며 팀은 더 많은 지원이 필요
작업을 수행하는 사람들이 지원을 인식하고 적극적으로 추진하지만, 호주 응답자의 45%는 자신의 조직이 프로젝트에 적절한 인력을 배치하지 않는다고 믿고 있으며 31%는 프로젝트에 인력이 부족하다고 답변했다. 43%만이 회사가 일반적인 프로젝트 관리 문제를 해결하기 위해 도구 및 프로세스에 필요한 만큼 투자하고 있는 것으로 생각한다. 오늘날 많은 인력이 프로젝트 기반 작업을 수행함에 따라 자원 및 도구와 관련해 기본 프로젝트 지원이 더 많이 필요하며 고위 리더도 이를 인식해야 한다.

· ‘중간 작업’은 프로젝트의 성공과 직원의 과로를 방지하는 데 가장 중요
중간 작업 또는 프로젝트를 구성하는 작업 및 프로세스는 프로젝트가 진행되는 요소이지만 프로젝트가 중단되는 요소가 될 수도 있다. 호주 직원의 약 4분의 3은 자신의 회사가 가까운 미래에 프로젝트 팀에게 더 적은 자원으로 더 많은 것을 달성하도록 요구할 것으로 예상하고(73%), 프로젝트 전문가의 절반 이상은 기한이 앞으로도 동일하게 유지될 것으로 예상한다(54%). 이것은 팀이 성공을 위한 자원이나 도구를 가지고 있는지 여부에 관계없이 작업 환경이 같이 속도를 늦추지는 않는다는 것을 보여준다. 이러한 문제를 극복하기 위해 팀은 기한에 덜 집중하고 프로젝트를 처음부터 끝까지 진행할 중간 작업에 더 집중해야 한다. 보고서 데이터에 따르면 기한과 관계없이 효과적으로 관리되는 프로젝트와 업무 만족도 사이에는 명확한 연관성이 있으며 호주 직원의 거의 절반(45%)이 프로젝트가 순조롭게 진행될 때 스트레스가 낮아진다고 보고했다.

· 반복 작업은 낭비 작업
프로젝트는 기반을 이루는 프로세스만큼만 양질일 수 있다. 중간 작업이 매우 중요하기 때문에 프로젝트의 성공을 보장하는 가장 좋은 방법은 학습과 통찰력을 가져와 확장 가능하고 반복 가능한 프로세스로 전환하는 것이다. 보고서에 따르면 프로젝트에 경험이 풍부한 프로젝트 관리자가 있는 경우 호주 응답자는 작업 품질이 더 높고(53%) 더 효율적이고(49%) 예산 내에 있으며(42%) 팀 간의 협업이 더 잘 이뤄진다(41%)고 느꼈다.